Eingehende E-Mails machen einen Großteil der Arbeit im Vertrieb aus. Besonders im Hinblick auf die Arbeitseffizienz können sie von den wichtigen Themen abhalten.

Von Gleistein wurden wir beauftragt, eingehende Mails automatisiert auszulesen, diese zu taggen und den entsprechenden Mitarbeitenden zuzuordnen. Diese Vorgehensweise erspart jede Menge manuelle Arbeit.

Projektvorgehen

Anforderungen aufnehmen

• Prozessanalyse: Analysieren und kartieren des aktuellen Schadenbearbeitungsprozesses, um die potenziellen Automatisierungspunkte zu identifizieren
• Technische Schnittstellen: Festlegen der notwendigen technischen Integrationen mit bestehenden Systemen wie vias und Outlook, um einen nahtlosen Datenaustausch zu gewährleisten
• Datenschutz: Sicherstellen, dass alle Lösungen den Datenschutzanforderungen entsprechen, einschließlich der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Training der KI

• Datenintegration: Aufbau der Schnittstellen zu vias, um relevante Schadensdaten für die KI-Verarbeitung zu erhalten
• Modellentwicklung: Entwicklung und Training des KI-Moduls zur Analyse von Schadenmeldungen, um die nächsten Schritte im Prozess vorherzusagen
• Testen des Algorithmus: Durchführen von Tests mit historischen Schadensfällen, um die Vorhersagegenauigkeit des Algorithmus zu validieren

Produktivschaltung

Implementierung und Tests

Nachdem die Entwicklungsphase abgeschlossen ist, beginnt die Implementierungs- und Testphase, die entscheidend für den Erfolg des Projekts ist. In dieser Phase wird das System in einer kontrollierten Umgebung getestet, um sicherzustellen, dass es alle definierten Anforderungen erfüllt und reibungslos funktioniert.

User Acceptance Testing (UAT):

Zunächst wird das User Acceptance Testing (UAT) durchgeführt. In dieser kritischen Phase testen die Endbenutzer die Anwendung, um sicherzustellen, dass sie ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht. Die Benutzer testen verschiedene Szenarien und Abläufe, die im echten Betrieb auftreten können. Dabei wird besonders auf die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Reaktionsgeschwindigkeit des Systems geachtet. Jegliches Feedback der Benutzer wird sorgfältig dokumentiert, um eventuell notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Diese Tests sind wichtig, um sicherzustellen, dass das System nicht nur technisch einwandfrei funktioniert, sondern auch den Arbeitsablauf der Benutzer unterstützt und optimiert.

Inbetriebnahme:

Nach erfolgreichem Abschluss der UAT-Phase wird das System in die Produktivumgebung übernommen. Dieser Schritt markiert die offizielle Einführung der Lösung, bei der der automatisierte Schadenbearbeitungsprozess aktiviert wird. Alle relevanten Daten werden nahtlos von vias integriert, und die E-Mail-Kommunikation mit Kunden und Versicherern wird über die Outlook-Schnittstelle automatisiert. Die Anwender werden geschult, um sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse verstehen und effizient nutzen können. Die Systemperformance wird kontinuierlich überwacht, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Nächste Schritte

Nach der erfolgreichen Inbetriebnahme des Systems konzentriert sich das Projekt auf die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung der Lösung. Die verschickten E-Mails werden dokumentiert und regelmäßig geprüft.